Mis à jour le 24 juillet 2025
Mes outils pour une bonne organisation en tant qu'entrepreneuse / freelance
Ah, qu’est-ce qu’on en entend parler, de la productivité et de l’organisation de l’entrepreneur! Et ce n’est pas pour rien: une fois à son compte, il devient plus que nécessaire de savoir où l’on va, de se fixer quelques objectifs pour ne pas procrastiner et perdre de son précieux temps.
Pour moi, l’organisation tirée à quatre épingles, ça n’a pas fonctionné. Bien trop de culpabilité et de contraintes pour mon âme sensible!
Alors j’ai intégré quelques conseils, j’ai testé plein de trucs (le time-blocking, la méthode Pomodoro, les timers… Mouais) pour arriver à quelque chose qui me convient actuellement. Je sais que c’est évolutif.
Je te partage aussi les systèmes qui me conviennent pour rester organisée sans me sentir contrainte pour autant (rien de pire que la frustration, n’est-ce pas?).
À lire aussi : notre notion de la productivité
Agenda / Bullet journal pour planifier
Au quotidien, j’utilise un Bullet Journal pour planifier mes semaines, avec parfois des pages imprimées faites par mes soins (pour correspondre à mon fonctionnement, c’est pratique d’être graphiste aha).
Mes pages sont loin d’être jolies, mais ces petits points me permettent d’imaginer chaque page à ma manière, selon mes besoins du moment.
P.ex. si je sais que j’aurai une semaine chargée, je peux laisser plus de place à chaque jour. Bref, tout s’adapte et ça, c’est fun! J’y écris aussi quelques mantras ou des citations qui m’inspirent sur le moment. J’y « traque » mes habitudes (quand je n’oublie pas), ce qui me permet d’en mettre en place de nouvelles.
Le seul défaut : ça demande un peu de temps (que je vois donc plutôt comme un moment détente du dimanche 😉) et ce n’est pas aussi pratique qu’un agenda complet pour planifier des rendez-vous sur le long terme.
Calendrier / Google Agenda
D’où mon utilisation d’un agenda numérique! J’utilise un calendrier synchronisé entre mes différents outils de travail. Grâce à Google Agenda, les rendez-vous que je note sur mon téléphone apparaissent aussi sur mon ordinateur et dans mes applications (souvent, on peut les connecter).
Pratique pour tout avoir au même endroit et avoir une vision sur le plus long terme!
Depuis peu, je découvre aussi Notion Calendar.
Notion (ou Clickup pour d'autres 😉)
On y est : les fameuses apps de productivité! J’ai beaucoup entendu parler de Trello, Asana, puis Clickup et du petit dernier (plus tant que ça), Notion.
J’ai utilisé Trello pendant quelques mois, et c’est vrai qu’il est parfait pour organiser ses projets de façon ultra simple! Mais j’ai eu envie d’un système encore plus poussé, en espérant pouvoir tout réunir au même endroit. Mon choix s’est porté sur Clickup pendant quelques mois, mais je n’en ai pas été satisfaite (lenteur, bug, machine à gaz pour mon utilisation simplifiée).
J’ai donc tout migré sur Notion depuis 2023 et c’est une réussite!
Au final, je dois utiliser seulement le 20% de toutes ses capacités 😅. Mais cela me suffit amplement pour organiser ma création de contenu, mes posts sur les réseaux sociaux, le suivi de mes objectifs et de mes finances, mon « braindump », et surtout, la progression de mes projets clients à travers les tâches mises en place.
Je crée un espace dédié à chaque projet, auquel mon/ma client·e a accès pour intégrer ses documents et remarques directement au bon endroit. On partage aussi une discussion en commun 💬 et on peut suivre les tâches qui se complètent peu à peu. C’est surtout l’endroit où on synchronise nos réflexions sur ses exercices d’introspection 🙂
Bref, Notion, c’est pratique! Mais parfois, un peu trop complet et donc envahissant selon l’utilisation qu’on en fait. Je préfère quand même toujours revenir au papier pour mes to-do lists, p.ex… (comme ça, elles sont toujours sous mes yeux, et pas perdues dans mes onglets ouverts ^^’)
Toggl
Toggl est une application pour tracker son temps. Je l’ai installée il y a plusieurs années, pour *enfin* me rendre compte du temps passé sur mes différents projets, et calculer ma rentabilité.
C’est aussi révélateur de toutes ces heures non-facturables qui prennent pourtant parfois le 50% de notre temps d’indé ! (compta, mails, admin, comm…)
Todoist
Avec Notion, plus vraiment besoin d’une app de gestion des tâches, puisqu’il remplit ce rôle. Et pourtant, j’ai longtemps utilisé l’app Todoist sur mon téléphone portable. Parce que l’accès est hyper rapide et pratique, l’interface sympa, et qu’on peut programmer en 2 secondes une tâche qui nous sera rappelée dans 6 mois s’il le faut.
Un excellent moyen de se vider le cerveau en notant toutes ses tâches quelques parts, et en ayant confiance qu’elles réapparaîtront en temps voulu!
Hébergement + adresse mail chez Infomaniak
Bah oui, même avec tout ça, les mails restent indispensables à mes yeux. J’ai testé diverses boîtes mail, pour finalement en revenir à celle de Infomaniak, mon hébergeur suisse de confiance que j’utilise depuis de nombreuses années, aussi pour la création de mes sites web.
J’y trie mes mails dans l’objectif d’avoir une « inbox zéro » et de tout retrouver selon le projet concerné.
Mon adresse pro est hébergée, ainsi que tous mes sites web, chez Infomaniak en Suisse. Je sais que les lois de protection des données y sont respectées et que la sécurité y est assurée 🙂 (en plus d’une approche plus écologique).
Mon astuce pour ne pas être submergé·e par des emails en dehors de son temps de travail : simplement ne pas activer les notifications, et se réserver des créneaux durant lesquels on consulte et répond aux mails! Simple et efficace.
Abaninja pour ma facturation
J’ai loooongtemps fait mes devis et factures depuis InDesign. Un vrai caprice de graphiste : je voulais pouvoir faire le design que je voulais 😝 Mais on est d’accord pour dire qu’un devis reste un devis, et une facture reste… une facture. Pas besoin de rendre ça franchement plus design!
Je me suis donc tournée vers une application en ligne suisse pour faire ma facturation. Il s’agit de Abaninja de SWISS21.
C’est gratuit pour les petits indépendants, intuitif et pratique!
Je n’en utilise de loin pas toutes les possibilités (je continue d’envoyer tout par mail personnalisé p.ex.) mais ça me permet d’avoir un suivi des factures et de les éditer avec un QR code.
Mes outils et applications pour travailler et créer
Avec tout ça, je suis organisée et sereine (plus ou moins 🙃). Je sais que mes tâches et mes rendez-vous sont listés quelque part, à portée de main.
Maintenant, il s’agit de travailler sur mes projets internes et mes collaborations avec mes client·es! Et ainsi, de créer.
Voici donc les différents outils que j’utilise tous les jours pour avancer sur mes projets graphiques et créatifs :
Carnets papier
Et oui! J’aime beaucoup trop la sensation du papier sous mon crayon pour tout passer en numérique. J’ai donc toujours sous la main un carnet (j’en ai pleeeeein et chacun a son utilité), et une trousse remplie de crayons et stylos de toutes sortes. Cela me permet de vider mes idées, d’en chercher de nouvelles, de tester, d’écrire mes pensées… et simplement de prendre des notes durant mes rendez-vous.
Suite Adobe CC / Affinity
Pour ce qui est de la création graphique en elle-même, j’ai été une fidèle de la Suite Adobe CC depuis mes études de conceptrice multimédia, graphiste et web designer (en 2012-2015 😦). Cette suite réunit toutes les applications qui sont indispensables dans mon métier de designer :
- Illustrator mon chouchou
- Photoshop pour les images et photos
- InDesign pour la mise en page
- XD pour les maquettes de site
- Premiere Pro pour le montage vidéo
- After Effects pour l’animation
- Acrobat Reader pour l’optimisation + lecture des pdfs
Bref, quand on a une activité aussi polyvalente, on est content·e de trouver tous les logiciels au même endroit et de tout pouvoir lier ensemble!
Mais cette année (mi-2025), j’ai décidé de me détacher d’Adobe pour passer à la concurrence (que j’avais à l’œil depuis des années, attendant qu’elle s’améliore). J’ai nommé : la suite Affinity!
Il s’agit de trois logiciels comparables à Adobe :
- Affinity Designer (équivalent Illustrator)
- Affinity Photo (équivalent Photoshop)
- Affinity Publisher (équivalent InDesign)
J’accroche beaucoup plus à leur politique ouverte et leur approche (je perdais de + en + confiance en Adobe). J’espère avoir fait le bon choix : je suis encore en période d’apprentissage… changer ses habitudes vieilles de + de 10 ans, c’est pas de la tarte!
Canva (eh oui!)
Beaucoup de graphistes professionnels crieraient au scandale 😝 Donc j’éclaircis : bien sûr, je n’utilise pas Canva pour la création graphique en elle-même (pour cela, j’ai donc Affinity).
Mais y a pas à dire : Canva est un système hyper performant et intuitif pour toutes les personnes hors-métier. Oui, dans un sens, c’est de la concurrence pour nous, graphistes, car certaines personnes peuvent désormais créer ce qu’elles veulent par elles-mêmes.
Et je trouve ça très bien, en fait! Ça démocratise la création graphique. Et souvent, ça prouve que c’est un métier à part entière : beaucoup de mes client·es viennent vers moi après avoir testé par soi-même, sans résultat concluant 😉
J’utilise Canva pour créer des modèles de posts pour les réseaux sociaux, réutilisables facilement par ma clientèle.
Car une grande partie de ma vision de la communication visuelle repose sur le fait suivant :
ça doit être un plaisir de communiquer, et tu peux être autonome avec ton identité visuelle pour tester et t’amuser!
Infomaniak / KDrive
Pour l’hébergement de mes sites web, j’utilise les serveurs suisses d’Infomaniak. J’apprécie de savoir que toutes les données sont sous la protection juridique suisse, que la sécurité est assurée et que nous partageons des valeurs d’écologie (le CO2 est compensé). De plus, le service client est au top!
J’utilise donc, pour les mêmes raisons, leur système de Cloud : le KDrive. C’est la version suisse de DropBox et ça, ça me plaît 😉 (Je n’appréciais plus la politique de DropBox et leur augmentation de prix sans raison.)
Bref, un Cloud, ça me permet de réunir tous mes projets au même endroit, peu importe si je suis sur mon téléphone, ma tablette, ou mon ordi portable. Pratiiiiiique!
Autre truc hyper cool : le SwissTransfer, une alternative à WeTransfer bienvenue (oui, j’aime les alternatives pour éviter ceux qui ont le monopole, d’ailleurs j’attends sagement que Affinity Designer surpasse Adobe pour en changer! 😆 -> oh tiens, je notais ça en 2021 à la sortie de cette article, ça y est c’est chose faite!)
iPad Pro + Procreate
Ah, l’iPad! J’ai craqué en 2019 et je ne regrette pas du tout mon choix. Il me permet de créer des visuels directement en numérique, tout en gardant l’impression de dessiner sur papier. J’ai collé un « paperlike » sur son écran, pour réellement avoir la sensation du papier sous mon stylet. J’adore!
J’utilise aussi l’application Procreate pour justement dessiner et peindre sur mon iPad. Cela me permet de faire des illustrations avec plaisir et de tout pouvoir rapidement synchroniser ou envoyer sur mes autres outils (p.ex. pour poster sur Instagram).
C’est vraiment l’outil hyper cool pour créer des illustrations personnalisées pour les identités visuelles.
Ordinateur portable (aka MacBook Pro)
Pendant plus de 8 ans, j’ai eu le même ordi portable : mon vaillant et vieux copain MacBook Pro 15″, tout droit sorti de mes études. Quand il a finalement rendu l’âme, j’ai opté pour un nouvel ordi portable, parce que j’adore pouvoir être mobile (le prendre en rdv, mais surtout naviguer entre mon bureau, mon canapé et ma terrasse aha)
J’ai opté pour un MacBook Pro 16″ M1 Max, que j’espère tirer au moins autant d’années que l’ancien!
Mon natel (le téléphone portable des Suisses!)
Mon natel Samsung sous Android est presque toujours à portée de main. J’avais besoin d’un appareil qui fait des photos et vidéos de qualité pour toutes les fois où je n’ai pas mon appareil photo réflex avec moi, et dont la batterie tient la durée. J’essaie pourtant de le garder hors de ma vue, histoire de ne pas céder à la tentation d’aller « traîner » sur les réseaux sociaux 😆.
Voilà donc les outils et applications que j’utilise au quotidien, pour travailler de façon efficace et organisée… tout en restant créative!
Comme convenu, d’autres articles suivront prochainement : je te présenterai les applications et les méthodes qui me permettent de poster sur les réseaux sociaux, mais aussi celles qui m’aident à entretenir un bon état d’esprit 😊.
Interactions du lecteur