Freelance, designer, entrepreneur : les outils d’organisation et de productivité

outils et applications de productivité pour freelance et entrepreneur
J'ai décidé de te lister tous les outils que j'utilise au quotidien pour être efficace dans mon travail, rester concentrée, travailler sur mes projets internes et de client·es. Et tout en faisant cette liste, j'ai réalisé à quel point ça en faisait vite beaucoup, que j'utilise pourtant presque tous vraiment quotidiennement 😅.

Attention, il ne suffit pas de se sentir organisé·e pour éviter l'impression d'être submergé·e ! C'est pourquoi je te ferai aussi prochainement une liste des outils et applications qui me servent à rester créative et à entretenir un bon état d'esprit. À suivre donc 😉

Bien sûr, il existe une alternative pour chacune de ces apps. Je ne vais te parler que de celles que j'ai testées... et approuvées pour la plupart, puisqu'elles font partie de ma méthode de travail actuelle!

Mes outils pour une bonne organisation en tant qu'entrepreneuse / freelance

Ah, qu’est-ce qu’on en entend parler, de la productivité et de l’organisation de l’entrepreneur! Et ce n’est pas pour rien: une fois à son compte, il devient plus que nécessaire de savoir où l’on va, de se fixer quelques objectifs pour ne pas procrastiner et perdre de son précieux temps.
 
Je t’en reparlerai certainement dans un futur article, mais pour moi, l’organisation tirée à quatre épingles, ça n’a pas fonctionné. Bien trop de culpabilité et de contraintes pour mon âme sensible!
 
Alors j’ai intégré quelques conseils, j’ai testé plein de trucs (la méthode Pomodoro a FAILLI me convenir, mais bof)… Je te partage aussi les systèmes qui me conviennent pour rester organisée sans me sentir contrainte pour autant (rien de pire que la frustration, n’est-ce pas?).

Agenda / Bullet journal pour planifier

Au quotidien, j’utilise un Bullet Journal pour planifier mes semaines. J’en ai déjà rempli 2 1/2 depuis que j’ai commencé à me servir de cette méthode. Autant dire que je l’ai adoptée!
 
Mes pages sont loin d’être jolies, mais ces petits points me permettent d’imaginer chaque page à ma manière, selon mes besoins du moment. P.ex. si je sais que j’aurai une semaine chargée, je peux laisser plus de place à chaque jour. Bref, tout s’adapte et ça, c’est fun! J’y écris aussi quelques mantras ou des citations qui m’inspirent sur le moment. J’y “traque” mes habitudes (quand je n’oublie pas), ce qui me permet d’en mettre en place de nouvelles.
 
Le seul défaut : ça demande un peu de temps (que je vois donc plutôt comme un moment détente du dimanche 😉) et ce n’est pas aussi pratique qu’un agenda complet pour planifier des rendez-vous sur le long terme.

Calendrier / Google Agenda

D’où mon utilisation d’un agenda numérique! J’utilise un calendrier synchronisé entre mes différents outils de travail. Grâce à Google Agenda, les rendez-vous que je note sur mon téléphone apparaissent aussi sur mes ordinateurs et dans Clickup. Pratique pour tout avoir au même endroit et avoir une vision sur le plus long terme!

ClickUp (ou Notion pour d'autres 😉)

On y est : les fameuses apps de productivité! J’ai beaucoup entendu parler de Trello, Asana, puis Clickup et dernièrement, de Notion. J’ai utilisé Trello pendant quelques mois, et c’est vrai qu’il est parfait pour organiser ses projets! Mais j’ai eu envie d’un système encore plus poussé, en espérant pouvoir tout réunir au même endroit. Mon choix s’est donc porté sur Clickup.
 
Au final, je dois utiliser seulement le 10% de toutes ses capacités 😅. Mais cela me suffit amplement pour organiser ma création de contenu, mes posts sur les réseaux sociaux, le suivi de mes objectifs et de mes finances, et la progression de mes projets clients à travers les tâches mises en place.
 
Je crée un espace dédié à chaque projet, auquel mon client a accès pour intégrer ses documents et remarques directement au bon endroit. On partage aussi une discussion en commun 💬 et on peut suivre les tâches qui se complètent peu à peu.
 
Bref, Clickup, c’est pratique! Mais parfois, un peu trop complet et donc envahissant selon l’utilisation qu’on en fait.

Todoist

Avec Clickup, plus vraiment besoin d’une app de gestion des tâches, puisqu’il remplit ce rôle. Et pourtant, j’ai toujours mon app Todoist sur mon téléphone portable. Parce que l’accès est hyper rapide et pratique, l’interface sympa, et qu’on peut programmer en 2 secondes une tâche qui nous sera rappelée dans 6 mois s’il le faut.
 
Un excellent moyen de se vider le cerveau en notant toutes ses tâches quelques parts, et en ayant confiance qu’elles réapparaîtront en temps voulu!

Gmail + adresse mail chez Infomaniak

Bah oui, même avec tout ça, les mails restent indispensables à mes yeux. J’ai testé diverses boîtes mail, pour finalement en revenir à Gmail. C’est selon moi celle qui me permet au mieux de synchroniser mes deux adresses mails (ma pro et ma perso), et d’ajouter des étiquettes aux emails, de les classer, de les retrouver, de les transférer…
 
Mon adresse pro est hébergée, ainsi que tous mes sites web, chez Infomaniak en Suisse. Mais c’est bien plus pratique pour moi de tout centraliser sur Gmail.
 
Mon astuce pour ne pas être submergé·e par des emails en dehors de son temps de travail : simplement ne pas activer les notifications, et se réserver des créneaux durant lesquels on consulte et répond aux mails! Simple et efficace.

Mes outils et applications pour travailler et créer

Avec tout ça, je suis organisée et sereine (plus ou moins 🙃). Je sais que mes tâches et mes rendez-vous sont listés quelque part, à portée de main.
 
Maintenant, il s’agit de travailler sur mes projets internes et mes collaborations avec mes clients! Et ainsi, de créer. Voici donc les différents outils que j’utilise tous les jours pour avancer sur mes projets graphiques et créatifs :

Carnets papier

Et oui! J’aime beaucoup trop la sensation du papier sous mon crayon pour tout passer en numérique. J’ai donc toujours sous la main un carnet (j’en ai pleeeeein et chacun a son utilité), et une trousse remplie de crayons et stylos de toutes sortes. Cela me permet de vider mes idées, d’en chercher de nouvelles, de tester, d’écrire mes pensées… et simplement de prendre des notes durant mes rendez-vous.

Suite Adobe CC

Pour ce qui est de la création graphique en elle-même, je m’en remets à la Suite Adobe CC qui réunit toutes les applications qui me sont indispensables dans mon métier de designer :
 
  • Illustrator mon chouchou
  • Photoshop pour les images et photos
  • InDesign pour la mise en page
  • XD pour les maquettes de site
  • Premiere Pro pour le montage vidéo
  • After Effects pour l’animation
  • Acrobat Reader pour l’optimisation + lecture des pdfs
 
Bref, quand on a une activité aussi polyvalente, on est content·e de trouver tous les logiciels au même endroit et de tout pouvoir lier ensemble!

Infomaniak / KDrive

Pour l’hébergement de mes sites web, j’utilise depuis quelque temps les serveurs suisses d’Infomaniak. J’apprécie de savoir que toutes les données sont sous la protection juridique suisse, que la sécurité est assurée et que nous partageons des valeurs d’écologie (le CO2 est compensé). De plus, le service client est au top!
 
J’utilise donc, pour les mêmes raisons, leur système de Cloud : le KDrive. C’est la version suisse de DropBox et ça, ça me plaît 😉  (Je n’appréciais plus la politique de DropBox et leur augmentation de prix sans raison.)
 
Bref, un Cloud, ça me permet de réunir tous mes projets au même endroit, peu importe si je suis sur mon téléphone, ma tablette, mon ordi portable ou mon iMac à l’atelier. Pratiiiiiique!
 
Autre truc hyper cool : le SwissTransfer, une alternative à WeTransfer bienvenue (oui, j’aime les alternatives pour éviter ceux qui ont le monopole, d’ailleurs j’attends sagement que Affinity Designer surpasse Adobe pour en changer! 😆)

Evernote

Ma petite app de prise de notes et rédaction texte que j’utilise depuis bien des années! Elle me permet de synchroniser mes notes sur tous mes supports, de vite noter une idée qui me passe par la tête quand je suis en vadrouille, d’écrire mes articles et de trier tout ça. J’adore son interface toute simple et efficace, qui me donne envie d’écrire sans distraction.

iPad Pro + Procreate

Ah, l’iPad! J’ai craqué en 2019 et je ne regrette pas du tout mon choix. Il me permet de créer des visuels directement en numérique, tout en gardant l’impression de dessiner sur papier. Je viens d’ailleurs de coller un “paperlike” sur son écran, pour réellement avoir la sensation du papier sous mon stylet. J’adore!
 
J’utilise aussi l’application Procreate pour justement dessiner et peindre sur mon iPad. Cela me permet de faire des illustrations avec plaisir et de tout pouvoir rapidement synchroniser ou envoyer sur mes autres outils (p.ex. pour poster sur Instagram).

Ordinateur portable + de bureau (aka MacBook Pro + iMac)

Pendant plus de 7 ans, j’ai eu le même ordi portable : mon vaillant et vieux copain MacBook Pro 15″. Il commence quand même à se faire vieux (tiens le coup l’ami!), alors pour la vidéo et les logiciels puissants (vas-y pour faire tourner Illustrator, Photoshop et InDesign en même temps comme j’aime), j’ai récemment fait l’acquisition d’un iMac 27″. Quel bonheur de travailler sur un si grand écran et sans aucun ramage ! 😉

Mon natel (le téléphone portable des Suisses!)

Mon natel Samsung sous Android est presque toujours à portée de main. J’avais besoin d’un appareil qui fait des photos et vidéos de qualité pour toutes les fois où je n’ai pas mon appareil photo réflex avec moi, et dont la batterie tient la durée. J’essaie pourtant depuis peu de le garder hors de ma vue, histoire de ne pas céder à la tentation d’aller “traîner” sur les réseaux sociaux 😆.
Voilà donc les outils et applications que j’utilise au quotidien, pour travailler de façon efficace et organisée… tout en restant créative!
 
Comme convenu, d’autres articles suivront prochainement : je te présenterai les applications et les méthodes qui me permettent de poster sur les réseaux sociaux, mais aussi celles qui m’aident à entretenir un bon état d’esprit 😊.
 

👉 Et toi, quels sont tes outils indispensables?

 

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